Af freelancejournalist Lone Bolther Rubin
Da medarbejderne i Nordeas afdeling i Corporate Finance flyttede ind i nye lokaler, var indeklimaet ikke helt som de havde håbet på.
”Vi oplevede, at temperaturen i kontoret havde ”sit eget liv”. Nogle gange var her så koldt, at vi skulle sidde med vanter og overtøj på, og andre dage så varmt, at vi ikke kunne trække vejret,” fortæller Lene Hem-Hansen, der er sekretær.
Lene oprettede en ’ticket’ i Nordeas online system, og de interne teknikere kom herefter flere gange og prøvede efter bedste evne at justere op og ned på temperaturen. Men problemerne fortsatte.
Blev taget alvorligt hele vejen igennem
”Efter noget tid tog jeg direkte kontakt til Group Workplace Management som ved selvsyn kunne bekræfte at hverken temperatur eller luftkvalitet var i orden i kontoret,” fortæller Lene.
Eksterne teknikere blev derefter tilkaldt. De stillede måleapparater op flere steder i kontoret og monitorerede luftkvalitet og temperatur. De lokaliserede nogle tekniske fejl, som blev udbedret. Både temperatur og ventilation fungerer nu tilfredsstillende.
Det tog noget tid at komme igennem den nye bygnings begyndervanskeligheder, men Lene Hem-Hansen oplevede hele vejen igennem at blive taget alvorligt.
”Selve dialogen med GWM har været fin. De har taget problemet alvorligt og været meget lydhør. Vi har haft en åben dialog, hvor jeg løbende er blevet orienteret om, hvor langt i processen vi var. Også selvom jeg ikke er leder,” siger hun.
Ovenstående er et godt eksempel på, at man ikke behøver at vente på resultatet af en ArbejdsPladsVurdering (APV), for at gøre noget ved et problem med indeklimaet i Nordea. Man behøver ikke engang at involvere sin arbejdsmiljørepræsentant. Man kan altid gå direkte til ejendomsadministrationen og forvente, at det bliver taget alvorligt.
Mennesker før bygninger
Nordea vægter indeklima og arbejdsmiljø højt i alle bygninger. Det som normalt hedder Facility Management hedder derfor Workplace Management i Nordea. Lederen af afdelingen, Peter Wejlemand, forklarer, hvorfor indeklimaet betyder så meget i Nordea:
”Vi har mennesker i fokus og ikke bygninger, og medarbejderne skal ikke opleve nogen form for bureaukrati, hvis der er noget i det fysiske arbejdsmiljø, de er utilfredse med. Vi vil reagere så hurtigt, som vi kan,” siger han og fortsætter:
”Vores ambition er, at kunder og medarbejdere skal have en god oplevelse, når de kommer ind i vores filialer. Det er vigtige elementer i livet, man drøfter i en bank, og så skal man ikke blive distraheret af, at det er for varmt eller trækker. Vi tror også på, at vores medarbejdere får en mere effektiv og behagelig arbejdsdag, når de oplever et godt indeklima,” siger han.
Flere undersøgelser hvert år
Der er flere måder, Nordea holder øje med, hvordan medarbejderne har det i de mange filialer og afdelinger. Flere gange om året sender Workplace Management en ’Employee Experience Survey’ ud, der bl.a. handler om indeklimaet.
Desuden kan alle til enhver tid ringe eller skrive direkte til servicecenteret og Workplace Management eller via en digital løsning anmelde et problem. Workplace Management er også løbende i dialog med bankens to repræsentanter for arbejdsmiljølederne.
”Når vi får en henvendelse eller opdager et problem, så tager vores teknikerne fra ISS ud og undersøger problemet og taler med medarbejderne. Tit er det et spørgsmål om at indstille de tekniske installationer, og så kan de relativt hurtigt løse problemet,” siger Peter Wejlemand.
Arbejdsmiljørepræsentanten sikrer medarbejdernes stemme
Først hvis et problem viser sig at være mere kompleks, går Workplace Management ind i sagen. Så vil de typisk gå i dialog med arbejdsmiljørepræsentanter og -ledere, eller de berørte medarbejdere.
”Vi er meget glade for samarbejdet med arbejdsmiljørepræsentanterne. Deres rolle er at sikre, at medarbejderne har en stemme og ved, hvordan de kan komme i kontakt med os. Men medarbejderne skal ikke føle, at det er nødvendigt, at nogen repræsenterer dem. Vi er på medarbejdernes side. Vi lytter og forsøger at løser deres problemer. Og så er det vores opgave at prioritere ressourcerne for at løse problemerne,” forklarer Peter Wejlemand.
Mange problemer er dog til at håndtere uden investeringer af betydning.
”Indeklima er subjektivt og opleves individuelt. Nogle gange kan et problem løses ved, at to medarbejdere bytter plads. Det, som er frisk luft for én, kan opleves som generende træk for en anden. Og nogle vil gerne have det varmere eller koldere,” siger Peter Wejlemand.
Inddrager eksterne ved byggesager
Workplace Management inddrager eksterne rådgivere efter behov, og som minimum ved større renoveringer og nybyggeri. Her bliver arbejdsmiljøorganisationen også inddraget i hele processen.
”Vi aftaler fra case til case, hvordan vi gør det, men vi briefer altid udvalgte medarbejderrepræsentanter og tager dem med på råd. Arbejdsmiljørepræsentanterne får mulighed for at se på tingene med medarbejderøjne. De er ikke tekniske eksperter, men de er eksperter på det arbejde, der skal udføres i bygningen,” forklarer Peter Wejlemand.
Han tilføjer, at Nordea prøver at få så fleksible indeklimaløsninger som muligt, så bygningerne kan holde i mange år.
”Vores indeklima løsninger er skabt ud fra forudsætninger og forventninger til, hvordan vi skal bruge bygningen, og det ændrer sig over tid. Det er derfor vigtigt, at systemerne kan justeres over tid.”
Et eksempel er det nye hovedsæde i Ørestaden. Her blev Trading Floor bygget med tilførsel af kold luft nedefra, fordi der er meget højt til loftet, og fordi medarbejdernes IT-udstyr generer meget varme. Men kort tid efter bygningen var færdig, ændrede behovet sig, så der i nogle zoner ikke var behov for samme type køling.
”Så måtte vi kompensere for, at indeklimaløsningen er tiltænkt noget andet. Vi har desværre også haft en lang mangelliste, som skulle håndteres med byggeriets parter. Det har taget tid at få udbedret og køre ind, men jeg tror, vi er lykkedes rigtig godt nu,” forklarer Peter Wejlemand.