Hold møde midt i storrumskontoret over e-meeting og telefon uden at forstyrre dine kolleger og uden at blive forstyrret. Lyder det som en drøm?
Det er muligt at få den opfyldt. Danske Bank er i gang med at udvikle to åbne bokse til henholdsvis hurtige kundemøder og elektroniske møder(se billedet). De har ledt efter egnede løsninger på markedet, men ikke fundet noget, der var godt nok. Derfor har de taget sagen i egen hånd.
Samler erfaringer og udvikler selv
Støj har været arbejdsmiljøorganisationens hovedfokus de sidste par år. Gang på gang havde støj været et larmende problem i APV’er og trivselsundersøgelser. De lokale tiltag hjalp, men aldrig nok. I efteråret 2012 etablerede Danske Bank derfor et støj- og akustikudvalg.
Udvalget har siden arbejdet benhårdt på at samle erfaringer, finde frem til de bedste leverandører af headset og støjabsorbenter og udvikle nye løsninger. Danske Bank har endda valgt at lade deres indretningsarkitekt Annemarie Thoke stå for en selvstændig produktudvikling.
Et storrumskontor i en afdeling for IT-udvikling i Århus blev udpeget til indsatsområde. Her kom en ekstern akustik-ekspert på, og der blev foretaget målinger og lavet en række investeringer.
Læs om erfaringerne i Århus i Det stille storrumskontor. Andre afdelinger fik Annemarie Thokes to støjabsorberende bokse, Quick-meeting og E-meeting, på prøve. Quick-meeting er nu færdigudviklet og står allerede permanent i flere afdelinger, mens E-meeting stadig bliver udviklet.
Der kan sættes fire af den slags fleksible bokse op for samme pris, som det koster at etablere et lille stationært mødelokale.
Involverer medarbejderne og lokaliserer støjen
Projektleder Hanne Schou sidder i Støj- og akustikudvalget. Hun fortæller, at det vigtigste, de har lært, er at få lokaliseret støjen ved at involvere den enkelte medarbejder.
- Vi gennemfører en elektronisk undersøgelse, hvor vi stiller nogle spørgsmål, der er tilpasset situationen og afdelingen. Medarbejderne får også en tegning over indretningen, hvor de med pile kan vise, hvor støjen kommer fra. På den måde kan vi for eksempel finde ud af, om nogle grupper støjer mere end andre. Det er ikke anonymt, men det er effektivt, siger Hanne Schou.
Undersøgelsen gør opfølgningen meget mere målrettet og effektiv. Nogle gange er det små ting, der skal gøres. Danske Bank undersøger med fysiske målinger, om løsningerne har en reel effekt. Det har de støjabsorberende bokse, og de er meget populære.
Erfaringer med E- og Quick-meeting
I Tårnby afdelingen er der sat en Quick-meeting boks op i ekspeditionen, hvor der er 11 medarbejdere. Den bruges, når en kunde kommer ind uden aftale – og der er brug for at tale lidt privat. Boksen bruges flere gange om dagen, og det kan mærkes.
Privatrådgiver Julie Saxe bruger den selv, og hun sidder også lige i nærheden, når hendes kolleger bruger den.
- Når jeg sidder ved siden af, kan jeg overhovedet ikke høre, hvad der tales om inde i boksen. Samtalerne kunne godt forstyrre førhen. Desuden tror jeg, at kunderne føler sig mere tilpas, når de står der og taler om noget privat, siger hun.
Martin Holst arbejder i udviklingsafdelingen i Glostrup. Her er der sat en E-meeting boks op på prøve i et rum med 400 medarbejdere.
Medarbejderne havde spurgt, om det var muligt at få flere små kontorer til deres telefonmøder, men Martin kan sagtens nøjes med boksen. Den er udstyret med computer og tastatur og beklædt med støjabsorbenter indvendig.
- Det føles som at sidde på eget kontor. Man kan tale fuldstændig uforstyrret, siger han.
Røde ører betyder for meget støj
- Vi oplever stor interesse for E-meeting, men vi er ikke færdige med at udvikle på den. Vi er fast besluttet på at tage den tid, det tager, siger Hanne Schou fra Støj- og akustikudvalget.
Hanne Schou har også et par store ører – altså ikke selv – men på kontoret. De kaldes ”SoundEar”, og dem kan afdelingerne rekvirere, hvis de gerne vil have fokus på støjen i en periode. ”Øret” hænges op på væggen og måler støjniveauet. Når lyden overstiger et vist niveau, lyser øret rødt og indikerer, at folk taler for højt.
- Det fungerer godt i begyndelsen, indtil man bliver blind for det. Men det kan være godt i kombination med at bruge vores dialogværktøj om støj, siger Hanne Schou.
Danske Bank er kompromisløs i sin tilgang til støj. Det er ikke altid billigt.
- Men det er en god investering, for godt arbejdsmiljø betaler sig altid og giver en bedre produktivitet, påpeger Hanne Schou.
Arbejdsmiljøchef i Danske Bank, Kaj Larssen, tilføjer, at selvom der arbejdes seriøst med løsningerne, er det ikke ensbetydende med 100 pct. medarbejdertilfredshed.
- Men vi bevæger os ind på et område, hvor vi kan se resultaterne langsomt vise sig, siger han.